AVG

Algemene verordening gegevensbescherming

Vanaf  25-05-2018 heeft Papillon Begeleiding privacy beleid gewijzigd en opnieuw geïmplanteerd m.b.t. deze wetgeving. Het betekent dat Papillon begeleiding geen persoonsgegevens verstrekt aan derde, mits hiervoor akkoord word gegeven door de cliënt zelf. Indien een cliënt akkoord gaat met het delen van zijn informatie aan derde. Zal er volgens procedure worden gehandeld door Papillon Begeleiding. Dit betekent dat er een toestemmingsformulier word ondertekend door de cliënt die zijn persoonsgegevens wil delen met derde. Papillon Begeleiding zal enkel gehoor geven aan zo’n dergelijk verzoek van derde indien het noodzakelijk word geacht door Papillon Begeleiding en de cliënt zelf om zijn informatie te verstrekken aan derde.

Delen van persoonsinformatie verleent Papillon Begeleiding enkel medewerking aan, als het betrekking heeft voor de welzijn, zorg/hulpverlening, behandeling (medisch & psychisch) en financiën van een cliënt.

Geheimhouding

Iedere medewerker van Papillon Begeleiding die de beschikking heeft over persoonsgegevens is verplicht tot geheimhouding van alle persoonsgegevens van personen die hulp/zorg ontvangen van Papillon Begeleiding. Ook word er gebruik gemaakt van het CED systeem (Cliënt Elektronisch Dossier) dit systeem is beveiligd  voor het bewaren van persoonsgegevens het valt binnen de ISO certificatienorm van ISO27001 / NEN7510 voor zorginstellingen. Een simpele vertaling hiervan is dat de persoonsgegevens op een veilige manier verwerkt en bewaard wordt. .

Algemene bepalingen

Betrokkenen mogen rechtsverzoeken indienen. Voor het in behandeling nemen van deze verzoeken hebben wij in lijn met de AVG de volgende algemene bepalingen vastgesteld:

1. Een rechtsverzoek moet door een betrokkene schriftelijk worden ingediend
2. Een rechtsverzoek wordt geregistreerd in het aanvraagregister.
3. Een rechtsverzoek wordt schriftelijk bevestigd binnen de termijn.
4. Een rechtsverzoek wordt in behandeling genomen door de verantwoordelijke.
5. Wanneer een rechtsverzoek leidt tot wijzigingen in de gegevens, dan worden deze wijzigingen ook doorgegeven aan andere ontvangers/verwerkers van deze gegevens.

Beleid ten aanzien van rechtsverzoeken

De volgende rechten worden in de AVG benoemd. Per recht geven wij het beleid dat Papillon Begeleiding hierop toepast.

Recht van inzage

Een recht van inzage houdt in dat een betrokkenen inzage wil in de ter beschikking gestelde gegevens of de gegevens die verzameld zijn en betrekking hebben op de betrokkene. Een verzoek om inzage wordt in beginsel positief beantwoord, bij twijfel kan het advies van de Privacy officer ingeroepen worden.

Recht op rectificatie

Een betrokkene kan een beroep doen op rectificatie c.q. het vervolledigen van informatie. Bij rectificatie moet altijd de betrouwbaarheid van de aangepaste informatie geverifieerd worden en ontvangt de betrokkene binnen de termijnen een kopie van de aangepaste informatie.

Recht op gegevenswissing

Een betrokkene mag toestemming voor gegevensverwerking herroepen of de overeenkomst die de grondslag vormt voor de gegevensverwerking beëindigen.

Een beroep op het wissen van gegevens wordt altijd getoetst door de verantwoordelijke. Mogelijke redenen voor het weigeren van een verzoek tot gegevenswissing zijn:

1. Er is een gerechtvaardigd belang om gegevens te bewaren, bijvoorbeeld omdat anders gekoppelde gegevens verloren gaan;
2. Er is een algemeen belang, zoals bijvoorbeeld de noodzaak om bij veiligheidsrisico’s personen te kunnen informeren;
3. Wettelijke verplichting, zoals het handhaven van een wettelijke bewaartermijn.

Het recht op gegevenswissing geldt in principe niet voor medische dossiers. Cliënten mogen wel vragen om gegevens uit hun medisch dossier te verwijderen. Papillon Begeleiding geeft daar gehoor aan, tenzij een bepaald voorschrift of specifieke wet bepaalt dat wij de gegevens moeten bewaren. Bijv. vanwege het belang van iemand anders of omdat de gegevens nodig zijn voor het leveren van zorg. Wanneer het alleen om een deel van de gegevens gaat vermelden wij in het dossier dat een deel van de gegevens op verzoek van de cliënt is verwijderd.

Wanneer een verzoek moet worden afgewezen om bovengenoemde redenen zal de cliënt hiervan op de hoogte worden gebracht via een schriftelijke reactie.

Een recht van inzage houdt in dat een betrokkenen inzage wil in de ter beschikking gestelde gegevens of de gegevens die verzameld zijn en betrekking hebben op de betrokkene. Een verzoek om inzage wordt in beginsel positief beantwoord, bij twijfel kan het advies van de Privacy officer ingeroepen worden

Recht op beperking van de verwerking

Een betrokken mag een verzoek doen om de verwerking van gegevens te beperken. Het gaat dan bijvoorbeeld om een verzoek om gegevens tijdelijk niet te gebruiken of aan anderen ter beschikking te stellen.

Indien het recht op beperking (tijdelijk) wordt gehonoreerd stellen betrokkene en verantwoordelijke samen vast:

1. Wat de beperking van de gegevensverwerking inhoudt
2. Voor welke verwerkingen eventueel nog wel toestemming is. Gedurende deze periode worden de gegevens alleen gebruikt voor activiteiten waarvoor specifieke toestemming is gegeven door de betrokkene.
3. Binnen welke termijn gegevens aangepast zullen worden.
4. Als de beperking van de verwerking weer wordt opgeheven wordt dit vooraf schriftelijk gemeld aan betrokkene.

Recht op overdraagbaarheid

Een betrokkene mag een beroep doen op het overdragen van de eigen persoonsgegevens in een machine leesbaar bestandsformaat. Deze gegevens mogen op verzoek van de betrokkene rechtstreeks worden overgedragen naar een andere verwerkingsverantwoordelijke. Papillon Begeleiding komt in het algemeen tegemoet aan verzoeken om informatie over te dragen.

Recht van bezwaar

Een betrokkene mag op elk gewenst moment bezwaar aantekenen tegen de verwerking van zijn/haar gegevens. Op een bezwaar wordt door de verantwoordelijke binnen een maand gereageerd, wanneer het bezwaar gegrond is wordt in afstemming met de betrokkenen gezocht naar een passende oplossing.

1. Verzoek in ontvangst nemen
   Een verzoek door een betrokkenen om aanspraak te maken op een van de rechten moet altijd schriftelijk worden gedaan. Dit kan gedaan worden:

   • Via een contactformulier op de website
   • Via een e-mailverzoek
   Omdat Papillon Begeleiding een kleinschalige organisatie is. Heeft Papillon Begeleiding de voorkeur aan dat er eerst een medewerker, of het management op de hoogte gesteld word van een rechtsverzoek indienen, die mondeling word medegedeeld dat de betrokkene een rechtsverzoek wil indienen. Vervolgens word er advies gegeven aan de betrokkene hoe het verzoek kan worden ingediend.

   Wanneer cliënten bellen voor een verzoek worden ze doorverwezen naar de website. Indien gewenst ontvangen ze ondersteuning. De aanvrager geeft zijn/haar naam, telefoonnummer, adres/postcode, huisnummer en e-mail door. Schriftelijke verzoeken wordt direct gemaild naar privacy@papillonbegeleiding.nlDeze mailbox wordt beheerd door de Privacy officer. Ontvangen aanvragen worden verwerkt in het aanvragenregister. De e-mails worden in een aparte mailbox gearchiveerd. Aan iedere aanvraag wordt een uniek aanvraagnummer gekoppeld. Dit unieke verzoeknummer wordt gebruikt in het verificatieproces.

2. Verzoek beoordelen
   Het verzoek wordt beoordeeld conform de procesbeschrijving van punt 1 t/m 5.
3. Resultaat beoordeling communiceren
   De Privacy officer stuurt de aanvrager binnen de uiterste reactietijd met de post een bevestigingsbrief ter verificatie. Deze verificatie is nodig om zeker te stellen dat een beroep op een AVG terecht en daadwerkelijk door de betreffende persoon is gedaan.
4. Uitvoeren rechtsverzoek
   De Privacy officer verifieert het verzoek om zeker te stellen dat het verzoek daadwerkelijk van de betrokkene afkomstig is en de betrokkene zeker is dat het verzoek uitgevoerd moet worden (zoals in geval van gegevenswissing). De aanvraag tot het rechtsverzoek wordt uitgevoerd, conform de specifieke toelichting die in de handleiding per type rechtsverzoek staat beschreven.
5. Resultaten communiceren en registreren
   Betrokkene en andere ontvangers/verwerkers worden geïnformeerd over eventuele wijzigingen. Het aanvraagregister wordt bijgewerkt en de communicatie wordt gearchiveerd.

CONTACTGEGEVENS

Privacy officer

T.a.v. de Privacy officer
E. privacy@papillonbegeleiding.nl
Postbus 31, 8316 ZG Marknesse